Protection des renseignements personnels

PreFix Juridique, SRL («PreFix ») reconnaît l’importance qu’il convient d’accorder à la protection des données personnelles et au droit à la vie privée d’une personne. La présente politique définit le cadre des politiques et des procédures de PreFix Juridique en matière de collecte, d’utilisation, de conservation et de communication des données personnelles concernant ses clients et d’autres personnes, et s’ajoute, le cas échéant, à nos obligations professionnelles de confidentialité. La présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux données personnelles de candidats à un emploi, de nos employés ou de notre personnel contractuel, lesquelles sont traitées séparément.

Nos politiques et procédures de confidentialité s’appliquent uniquement aux données personnelles concernant des personnes identifiables. Elles ne s’appliquent pas aux renseignements commerciaux. Les données personnelles ne comprennent pas le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone professionnel d’un employé d’une organisation. Dans le cadre de la présente politique, le terme « clients » inclut tous les clients actuels, anciens et éventuels.

Pourquoi recueillons-nous des données personnelles?

De façon générale, nous recueillons des données personnelles dans le but de fournir des services à nos clients, d’administrer les comptes des clients, d’établir et de gérer les relations avec les clients et autres relations commerciales et de nous conformer aux exigences de la réglementation. En outre, nous recueillons des données personnelles pour fournir des bulletins à nos clients et organiser des colloques sur nos activités et sur les faits nouveaux dans le domaine des politiques et des affaires publiques. Nous recueillons également des données personnelles afin d’évaluer le degré de satisfaction des clients.

 Quelles données personnelles recueillons-nous?

Nous recueillons les données personnelles suivantes :
  • les coordonnées;
  • les renseignements financiers;
  • les renseignements relatifs aux questions liées à un client;
  • les renseignements sur autrui recueillis dans le cadre de la représentation d’un client;
  • les renseignements sur les visiteurs de nos bureaux;
  • les renseignements que vous nous avez autorisés à recueillir ou que nous sommes autrement autorisés à recueillir en vertu de la loi.

Comment recueillons-nous vos données personnelles?

Nous recueillons uniquement vos données personnelles de façon honnête et licite et seulement avec votre consentement ou lorsque la loi l’exige ou le permet. Dans la mesure du possible et s’il y a lieu, nous recueillons vos données personnelles directement auprès de vous ou auprès de personnes que vous avez choisies pour nous fournir vos données personnelles. 

À quelles fins utilisons-nous vos renseignements?

Nous pouvons utiliser vos données personnelles aux fins suivantes : 
  • fournir nos services;
  • effectuer des recherches de conflits afin de déterminer si nous pouvons vous représenter;
  • évaluer l’admissibilité des clients à un crédit;
  • administrer les comptes clients;
  • respecter nos obligations juridiques et professionnelles;
  • gérer nos activités, y compris dans le cadre de l’exécution de nos obligations contractuelles et de la vérification de nos activités; détecter et prévenir la négligence, la fraude et le vol;
  • évaluer le degré de satisfaction des clients;
  • vous fournir des renseignements sur nos services et sur les faits nouveaux dans le domaine des politiques et des affaires publiques, vous inviter à nos activités et communiquer avec vous en général;
  • veiller à la sécurité et à mettre en place des mesures d’urgence (pour les visiteurs de nos bureaux).

Communication de vos données personnelles

Sous réserve du respect de nos obligations en matière de confidentialité, McMillan aVantage ne communique vos données personnelles qu’aux fins liées à notre prestation de services auprès de vous ou avec votre consentement exprès ou si la loi l’exige ou l’autorise. Par exemple, nous pouvons divulguer vos renseignements dans les circonstances suivantes :
  • lorsque leur communication à des tiers nous aide à vous fournir les services que vous avez demandés;
  • lorsque cela est nécessaire pour recouvrer des comptes en souffrance ou évaluer l’admissibilité au crédit;
  • lorsque cela est nécessaire pour se conformer aux ordonnances du tribunal, aux dispositions de la réglementation ou répondre à nos besoins en matière d’assurance;
  • lorsque nous croyons raisonnablement que le tiers demandant vos données personnelles est votre mandataire.
De plus, nous pouvons communiquer vos données personnelles à des tiers si nous faisons l’objet d’une fusion ou d’une restructuration. Nous pouvons divulguer vos données personnelles avant et après une opération. Toutefois, si l’opération a eu lieu, nous demanderons au tiers de fournir un niveau comparable de protection de vos données personnelles. Si l’opération n’a pas eu lieu, nous lui demanderons de détruire de façon sécuritaire tous les documents contenant vos données personnelles ou de nous les retourner.

Consentement

Nous pouvons obtenir votre consentement pour recueillir, utiliser et communiquer vos données personnelles soit expressément, aux fins indiquées, soit implicitement, lorsque les fins sont indiquées par les circonstances pertinentes ou qu’elles découlent logiquement des autres fins indiquées. En nous fournissant des données personnelles, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements relatifs à la prestation de nos services, à la gestion de notre relation avec vous, à l’administration de nos activités, et ce, dans la mesure permise ou requise par la loi, conformément à la présente politique de confidentialité.
Conformément à la loi, nous demandons votre consentement avant d’utiliser vos données personnelles à des fins autres que celles visées par votre consentement initial. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions juridiques et contractuelles et d’un préavis raisonnable. Veuillez noter, cependant, que le retrait du consentement pourrait nuire à notre capacité de vous servir et de maintenir notre relation.
Par exemple, si vous ne souhaitez plus recevoir nos publications ou recevoir de l’information sur nos services, y compris par courriel, veuillez envoyer un courriel à : unsubscribe@mcmillanvantage.com en inscrivant « désabonnement » dans l’objet du message ou communiquer avec nous d’une des façons indiquées ci-après à la rubrique « Questions ou préoccupations » ou encore, communiquer avec votre personne ressource habituelle à McMillan aVantage.

Mise à jour des renseignements

Puisque vos renseignements peuvent nous servir à vous fournir des services, il est important que ceux-ci soient exacts et à jour. Veuillez nous informer si l’un de vos renseignements change pour que nous puissions apporter les modifications nécessaires.

Sécurité de vos données personnelles

Nous avons mis en place des politiques et des procédures pour protéger vos données personnelles contre la perte, l'accès non autorisé, les modifications ou la communication. De plus, nos locaux sont sécurisés et nous avons adopté des mesures de protection technologiques, comme des logiciels de sécurité, des mots de passe et des pare-feu pour empêcher l'accès non autorisé aux ordinateurs.
Veuillez noter qu'aucun mode de transmission ou de stockage de renseignements n’est entièrement sécurisé. Bien que nous prenions les mesures nécessaires pour protéger vos données personnelles, celles-ci peuvent quand même être perdues, interceptées ou utilisées à mauvais escient. Nous pouvons échanger des versions électroniques de documents et des courriels avec vous en utilisant un logiciel de commerce vulnérable aux attaques de virus et d'autres programmes électroniques destructeurs. Nous ne pouvons pas garantir que toutes les communications et tous les documents envoyés par courriel seront reçus ou que de tels communications et documents seront toujours exempts de virus. Nous n'offrons aucune garantie à l'égard de l'intégrité ou de la sécurité des communications électroniques entre nous et vous consentez à notre échange de communications électroniques, notamment de documents confidentiels non chiffrés. 
 

Stockage de vos données personnelles

Vos données personnelles sont stockées dans des endroits sécurisés et sur des serveurs situés dans nos bureaux de Montréal, d’Ottawa, de Toronto, de Calgary, de Vancouver et de Hong Kong (selon le cas). Elles peuvent également être stockées dans les bureaux de nos fournisseurs de services.

Renseignements communiqués aux fournisseurs de services

Lorsque nous communiquons vos données personnelles à un tiers en vue de la prestation de services administratifs et autres, nous prenons les mesures qui s’imposent pour veiller à ce que le tiers utilise seulement vos données personnelles dans le cadre des services que nous avons mentionnés. La nature mondiale de nos activités nous oblige parfois à recourir aux services de fournisseurs de services administratifs qui peuvent être situés aux États Unis ou ailleurs à l’étranger. Par conséquent, vos données personnelles peuvent être transférées à l'extérieur du Canada et, le cas échéant, seront assujetties aux exigences juridiques applicables dans ces pays et territoires étrangers, y compris les exigences locales de communiquer des renseignements aux tribunaux, à la police et aux autorités nationales de sécurité. Si vous souhaitez obtenir plus d'information sur nos politiques et nos procédures en matière de communication et de traitement des renseignements à l'extérieur du Canada, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée de l’une des façons indiquées ci après à la rubrique « Questions ou préoccupations ».

Accès à vos données personnelles

Vous pouvez demander l’accès à tous les renseignements vous concernant. Vous pouvez également demander comment nous les avons recueillis, comment nous les utilisons et à qui nous les avons communiqués. Votre demande d'accès doit être faite par écrit et envoyée à votre personne ressource habituelle à PreFix Jurisdique ou à notre agent de la protection de la vie privée. Nous accusons réception de votre demande par écrit. Nous pouvons vous demander de nous fournir des renseignements pour nous permettre de confirmer votre identité avant de vous fournir les renseignements que vous avez demandés. De façon générale, l’accès est fourni gratuitement, mais, si vous demandez une copie ou une transmission de vos renseignements, nous pourrions exiger des frais raisonnables. Nous vous informerons du montant à l'avance et vous donnerons la possibilité de retirer votre demande. Nous vous donnerons accès à vos renseignements dans les 30 jours suivant la réception de votre demande ou vous fournirons un avis écrit pour vous aviser qu’un délai supplémentaire est nécessaire pour y répondre.
Dans certains cas, nous pourrions être incapables de vous donner accès aux renseignements vous concernant, en totalité ou en partie. Si nous en sommes incapables ou si la loi ne nous le permet pas, nous vous fournirons une explication et indiquerons les autres mesures qui sont à votre disposition.

Modification de la présente politique de confidentialité

Nous passons régulièrement en revue nos politiques et nos procédures en matière de confidentialité. Par conséquent, nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre. La version la plus récente de notre politique de confidentialité sera affichée sur notre site Web au http://www.prefix. En dépit des modifications apportées à notre politique de confidentialité, nous utiliserons vos données personnelles uniquement aux termes de la version de la politique de confidentialité en vigueur au moment où vous avez fourni vos renseignements ou comme l'exige ou le permet par ailleurs la loi, sauf si vous avez expressément consenti à ce que l’on fasse autrement.
Questions ou préoccupations
Si vous avez des questions ou des préoccupations ou si vous souhaitez obtenir plus de renseignements sur nos politiques et nos procédures en matière de données personnelles, ou si vous souhaitez accéder à vos données personnelles ou modifier tout consentement concernant l'utilisation ou la communication de vos données personnelles, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée à l'adresse indiquée ci-après ou avec votre personne ressource habituelle à PreFix Juridique. Nous prenons toutes les préoccupations concernant la protection des données personnelles au sérieux. Nous examinerons chacune des préoccupations soulevées et chercherons à les résoudre dans un délai raisonnable.
PreFix Juridique
181 Bay Street, bureau 4400
Toronto (Ontario)  M5J 2T3
À l'attention de : agent de la protection de la vie privée
Sans frais : 1 888 603 7720
La présente politique de confidentialité entre en vigueur en juin 2017.